SoforTe PDVC
Kreative Projektarbeit führt zu einer stetig steigenden Anzahl von Dokumenten – da geht der Überblick schnell verloren. Wertvolle Zeit wird mit Recherche, Verwaltung und Bewertung von Informationen vergeudet.
Doch um ein effektives Dokumenten-Management für Projekte aufzubauen, müssen die spezifischen Anforderungen berücksichtigt werden. Der häufig gewählte Weg einer intern entwickelten Anwendung führt in der Praxis jedoch regelmäßig zu einem erheblichen Entwicklungs- und Pflegeaufwand. Die ursprünglich einfache Lösung entwickelt sich durch Nachbesserungen zum Kostenfresser.
PDVC von SoforTe ist eine Domino-Anwendung, welche ein umfassendes Dokumenten-Management in teamorientierten Prozessen ermöglicht. Der volle Funktionsumfang lässt sich sowohl im Lotus Notes Client als auch in einem Browser nutzen – schnell, sicher und stets aktuell.
Teamspezifische Konfiguration
Mit PDVC ein Projekt aufzusetzen, ist denkbar einfach:
Definieren Sie ein Team durch Zuordnung von Mitarbeitern und geben Sie eine teamspezifische Struktur zur Kategorisierung der Ergebnisse und der Auftragsphase vor. PDVC spricht schnell Ihre Sprache, denn ein Glossar hilft bei der Verwaltung häufig verwendeter Begriffe. Auch die Eingabefelder für Ergebnisformulare lassen sich individuell konfigurieren. So erreichen Sie eine ideale Kombination aus strukturierter Datenerfassung und Einbindung freier Dokumente – unabhängig davon, ob es sich um Dateianhänge oder Notes-Freitext handelt.
Umfassende Ergebnis- und Auftragsverwaltung
Am Ende eines Projektes zählen Resultate. Damit Sie den Weg zum Erfolg nicht aus den Augen verlieren, lassen sich mit PDVC Ergebnisse zeitnah und umfassend verwalten.
Benutzer stellen beliebige Dokumente als Teamergebnisse ein. Dabei erfolgt eine Kategorisierung auf Basis von zuvor konfigurierten Begriffen. Dies ist sowohl für interne als auch externe Dokumente möglich, die über eine Importfunktion aus bestehenden Strukturen übernommen werden können.
So werden Informationen vom Projektteam immer richtig eingeordnet und interpretiert. Außerdem gewinnt der Teamleiter durch die Zuweisung der Ergebnisse zu den Aufträgen die Übersicht über den Projektfortschritt.
Sicheres Bereitstellen von Informationen
Durch rollen- oder personenbezogene Zugriffsrechte für das Lesen und Überarbeiten stellen Sie mit PDVC sicher, dass nur relevante Informationen erfasst werden und jederzeit den zuständigen Teammitgliedern zur Verfügung stehen. Darüber hinaus stellt das implementierte Status- und Versionierungskonzept sicher, dass Sie Ihre Projektergebnisse jederzeit einfrieren und neue Arbeitsversionen generieren können. Hierdurch hat der Teamleiter ein wichtiges Instrument zur revisionssicheren Ergebnisverwaltung in der Hand.
Leichtes Auffinden von Dokumenten
Kontrollieren Sie die Informationsflut. Mit PDVC lassen sich alle Projektdokumente nach einer Vielzahl von praxiserprobten Kriterien gruppieren und sortieren. Sollte dies für das schnelle und treffsichere Auffinden von Dokumenten einmal nicht ausreichen, sorgt die bewährte Volltextsuche für wirkungsvolle Unterstützung.
Pro Begriffskategorie können Formulare hinterlegt werden, die den Benutzern bei der Ergebniserstellung zur Auswahl stehen. Dies vereinfacht nicht nur die Recherche, sondern unterstützt auch die Standardisierung Ihrer Projektdokumentation.
Integriertes Ressourcen- und Zeitmanagement
Mit dem integrierten Teamkalender wirkungsvoll die Termin- und Anwesenheitsverwaltung. Auftragstermine werden automatisch aufgenommen. Bei neu angelegten Aufträgen können die zuständigen per Mail informiert werden.
Schnittstellen:
- Schnittstelle zur Übernahme von Mails nach PDVC über das PAVONE KnowledgeGateway
- XML-Schnittstelle für Import und Export (z.B. Import von Auftragsdaten aus Microsoft Project)
- Import externer Dateien aus der Ordnerstruktur des Betriebssystems Import von Kalendereinträgen aus der Lotus Notes Maildatenbank
- Import von Mitarbeiterinformation aus dem Lotus Notes-Adressbuch
Systemvoraussetzungen:
- Server:
Betriebssysteme: Microsoft Windows NT und Windows 2000, IBM OS/400, IBM AIX, Sun Solaris/SPARC und Linux (IA-32)
Domino-Server: ab Release 5.0.3
- Client:
Notes Client ab Release 5.0.3 auf allen Microsoft Windows 32-bit-Betriebssystemen oder Standardbrowser mit Javascript
Implementierung:
- Installation:
ca. 1 Stunde
- Schulungsaufwand:
Teammitarbeiter: 3 Stunden
Teamleiter: 1 Tag
Administration/Konfiguration: 1 Tag
Wesentliche Funktionen von PDVC:
- Multiprojektfähiges Dokumenten-Management
- Teamspezifische Kategorisierung von Projektergebnissen
- Zuordnung von Projektergebnissen zu Aufträgen
- Zugriffsschutz auf Dokumentebene
- Geordnetes Freigabeverfahren
- Versionierung und Statusverwaltung
- Formularverwaltung
- Volltextsuche
- Teamkalender und -glossar
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